Project Description
İlave olarak bugünün bilgi toplumunda, verilerin ve dokümanların ofislerdeki inanılmaz şekilde artışı; dokümanları yönetmek ve arşivlemek hem çok zamana, hem de yüksek maliyetlere yol açmaktadır.
Yine hepimizin bildiği üzere, dokümanların ve bilgilerin bazen yıllarca saklanmasındaki yasal zorunluluklarla birlikte, bu evrak ve bilgilerin özellikle günümüzdeki en küçük bir işletmenin doküman akışı dahi göz önünde bulundurulduğunda, kağıda dayalı, dosyalama çözümü yeterli olmamaktadır.
Doğru dokümanları, teknik diyagramları, kontratları, pazarlama yardımcı evrakları bulmak, aynı şekilde dosya ve kağıt yığınları arasında zorlu bir araştırma gerektirmektedir.
DOKS Doküman ve Evrak Yönetim Sistemi, her türlü kaynak tarafından üretilmiş ve farklı kanallarca ele ulaşan dokümanların arşivlenip yönetilebildiği, web ve windows yapıyı ortak kullanan bir yazılımdır. Kurumlarda (Kamu, resmi, özel v.b.) süregelen evrak yönetimi, evrak takibi süreçleri de DOKS‘un desteklediği alanlardır.
Günümüzde, doküman yönetimi ve dijital arşivleme uygulamalarına, sadece büyük kurumlar değil küçük işletmeler ve hatta ev kullanıcıları bile ihtiyaç duymaktadır. DOKS gelen giden evrak yönetimi uygulaması, pazardaki bu açığı kapatarak, küçük işletmelerin de düşük maliyetle dokümanlarını yönetebilmelerine yardımcı olan basir bir EBYS uygulamasıdır.
DOKS Doküman Yönetim Sistemi, iş yükünüzü ve maliyetlerinizi gözle görülür şekilde azaltarak kurumunuza büyük faydalar sağlar, işletme giderlerinizi azaltır ve üretkenliğinizi artırır.
DOKS Gelen Giden Evrak Yönetimi ile, doküman aramak için harcanan zamanı, bilgi karışıklığı nedeniyle kaybedilen zamanı geri kazanırsınız. Indeks bilgisine veya tam metin aramasına dayalı arama sonucunda bulunan uygun belgeler listesi kullanıcıya kısa sürede sunulur.
Genel Özellikleri
- Parametrik Altyapı.
- Sınırsız doküman tipleri ve süreçleri tanımlayabilme.
- İsteğe ve ihtiyaca bağlı olarak Server veya PC’ler (Client) üzerine kurulabilmektedir.
- Veri tabanı her zaman Server üzerinde yer almaktadır. Client tarafında bilgi depolaması yoktur.
- Kullanıcıya veya rolüne özel menü tasarımı yapılabilir.
- Veriler kolon bazında sıralanabilir, gruplanır, filtrelenir ve saklanabilir.
- Kullanıcıya özel ekran görünümü yapılabilir ve saklanabilir.
- Çoklu işyeri ve şube desteği.
- Ofis programları ile tam entegrasyonu vardır.
- Kullanıcı ve rol bazında yetkilendirme yapılabilir.
- Veri yönetiminde MS SQL server kullanır.
- Hiçbir şekilde veri kaybı veya bozulması olmaz.
- Client/Server veya terminal server yapıda kurulup kullanılabilinir.
- Otomatik yedekleme sistemine sahiptir.
- Log sistemine sahiptir. DOKS içerisinde yapılan tüm ilavelerin, değişikliklerin ve silmelerin logu tutulur. Kolayca raporlanır.
- Sınırsız raporlama imkanı sunar. İçerdiği onlarca rapora ek olarak DOKS doküman takibi, bünyesinde bulundurduğu raporlama programı sayesinde kullanıcıya istediği raporu hazırlayıp yapıya ilave etmeyi sağlar.
- Raporlardaki filtreleme yapısı sayesinde kullanıcı arzu ettiği değişik analize ve grafiğe ulaşır.
- Raporlar arzu edilmesi durumunda exel’e, XML veya text olarak arşive alınabilir.
1.) Gelen Evrak Modülü
- Kuruma; elden, posta, faks ya da kargo ile başka kurumlardan gelen evrak taranarak sisteme kayıt edilir.
- Kuruma e-posta ile gelen evraklar, evrak uygulamasının e-posta adresine yönlendirildiğinde, otomatik olarak kayıt edilirler.
- Kayıt edilen evrak, kurumun öngördüğü şekilde otomatik olarak numaralandırılır;
- Kaydı yapılan evrak, kurum içerisinde, “gereği” ya da “bilgi” için dağıtıma sokulur.
- Dağıtım elektronik olarak, dağıtılan kişilere e-posta ile yapılır.
- Kendisine evrak dağıtılan kişi, arzu ederse, zahmetsizce, aynı evrağı kendi çalışanlarına dağıtabilmektedir.
2.) Giden Evrak Modülü
- Kurum içerisinde hazırlanıp yine kurum içerisinde dağıtılan evraklar ya da kurum içerisinde hazırlanıp, kurum dışına gönderilen evraklar “giden evrak” olarak kayıt edilmektedir.
- Kurum içerisinde paylaşılan giden evraklar “iç yazışma”; kurum dışına gönderilenler “dış yazışma” olarak adlandırılır. Dış yazışma olarak kayıt edilen evrakların gönderildiği kurumlar, bir adres defterinden seçilebilmektedir.
- Her bölüme özel iç ya da dış yazı numarası üretilebilmesi mümkündür. Evrak yazı numaraları yıl bazlı da olabilmektedir; yıl bazlı numaralar her yıl başında otomatik olarak yeniden başlamaktadır.
- Kimi kurumlarda giden evrak numarası, evrak yazılmadan önce; kimi kurumlarda ise evrak yazılıp onaylandıktan sonra verilmektedir; DOKS evrak takipi her iki senaryoya uygun olarak evrak numarası üretebilmektedir.
3.) Organizasyon Ağacı
- Kurumun içerisindeki tüm birimlere, rollere ve çalışanlara ait bilgilerin, bir ağaç yapısı şeklinde modellenmesini sağlar.
- Organizasyon ağacı içinde birden çok kurum modellenebilmektedir, örneğin : bir holding ve holdinge ait alt şirketler; ya da bir vakıf ve vakfa ait iktisadi işletmeler, organizasyon ağacına işlenebilmektedir.
- Roller ya da poziyonlar, örneğin “Bilgi İşlem Müdürü”, “Pazarlama Elemanı” şeklinde kurum içindeki görevleri tanımlar.
- Organizasyon ağacında, bir kişinin birden çok rolünün tanımlanması mümkündür.
- Çalışanlar, rollere, “aslen” ya da “vekaleten” atanabilmektedir.
- Organizasyon ağacı, kurum içinde kullanılmakta olan insan kaynakları uygulaması ile entegre edilebilmektedir.
- Bir çalışan, kendi rolünü, belli süreler için (izin, hastalık v.b. nedenlerle), başka bir çalışana “delege” edebilmektedir.
- Delegasyon yeteneği ile, kurum içindeki evrak akışı, kişilerin görevlerinin başında olup olmamasından bağımsız olarak akmaya devam etmektedir.
- Çalışan sadece kendi rolüne ait delegasyon tanımı yapabilirken, sistem yöneticisi, sistemdeki tüm roller için delegasyon tanımı yapabilmektedir.
4.) Arama ve Raporlama Modülü
- Harici kurumlarla hangi yazışmalar yapılmış kurum başına yazışma listesi alabilmek ya da bir kurumla yapıla yazışmalar içinde arama yapmak mümkündür;
- Bir birime dağıtılan tüm evrakları listelemek ya da bu evraklar arasında arama yapmak mümkündür;
- Bir role (örneğin Finans Müdürü’ne) ya da bir çalışana gönderilen tüm evrakları listelemek, ya da bu evraklar arasında arama yapmak mümkündür;
- Kişiler kendilerine gönderilmiş evrakların hangilerinin “gereği” için hangilerinin “bilgi” için gönderildiğine göre evrakları filtreleyebilirler.
- Kullanıcılar, kendilerine gereği için gönderilen ve yanıtlanmayı bekleyen “açık” statüde olan evrakları listeleyebilirler;
- Bir yönetici, elemanlarına gönderdiği evrakların hangilerinin “açık” statüde olduğunu tek tıkla görebilir;
- Bölümlerin ya da kişilerin, kendilerine gönderilen evrakları ne kadar zamanda yanıtladıklarına dair istatiksel bilgi almak mümkündür;
- Bir tarih aralığına göre, belli bir konuya göre, ya da tamamen anahtar kelime ile evrak araması yapmak mümkündür;
- Tüm arama sonuçları kullanıcıların erişim yetkisi olan evraklar arasındaki sonuçları gösterir.
Doküman yönetim sistemleri, bu bahsedilen temel fonksiyonların yanı sıra, iş akış özellikleri de sağlayarak veya diğer iş akış sistemleri ile entegre olarak dokümanların kurum içerisinde dağıtılmasında da önemli rol oynarlar.
Başka bir deyişle Doküman yönetim sistemi, “kağıtsız ofis” bakış açısı altında, bir kurum veya organizasyon dahilinde oluşturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm dokümanların hayat döngüleri boyunca sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve yönetilmesidir.
“Doküman Yönetimi” terimi, özellikle geride bıraktığımız yüzyılın son çeyreğinde, bilişim sektöründe sıklıkla kullanılan bir terim haline gelmiştir. Yönetim yaklaşımları ve tekniklerinin yanısıra, birçok teknolojiyi de kapsamına dahil etmiştir. Bunlar arasında özellikle birçok yeniliğe sahne olan Elektronik Görüntüleme (Imaging) teknolojisi ve mikrografik teknolojiler de yer almaktadır. Doküman yönetimi kavramının “yönetim” tarafı daha çok, iş süreçlerinin tekrar gözden geçirilmesi ve iş akışı yönetim sistemlerinin oluşturulması gibi aktiviteleri kapsamaktadır.
Doküman yönetiminin amacı, dokümanların çoklu-kullanıma imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlamaktır. Birikim yönetimi felsefesi altında öncelik, şirket içi iletişim ortamında bilginin en etkin şekilde kullanımına imkan vermek, verimli bir ofis yaratmaktır.
Amaç ortak çalışmalarda kullanılan tüm dokümanların kolay bulunur, kolaylıkla güncellenir, hızla erişilerek paylaşılır halde bulunmasıdır. Bununla birlikte birçok kurum basılı kağıdı en yaygın doküman dağıtım aracı olarak kullanmaktadır. Bu noktada verimlilik, dokümanların kağıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi ile de elde edilmiş olmaktadır.
Verimliliği ve etkinliği arttırmanın bir sonraki aşaması, doküman yönetiminin ana iş uygulamaları ile entegrasyonudur. Yapılandırılmış bilgi kümelerinin devreye gireceği bu aşamada, artık bilgi statik bir biçimde birikmenin ötesine geçerek, akan süreçler dahilinde sisteme gireceklerdir.
Doküman yönetim sistemlerinin kurumlara olan getirilerini somut olarak göstermek hem kolay hem de zor olmaktadır. Genellikle elektronik olmayan kağıt bazlı dokümanlardan kaynaklandığı düşünülen kayıplar – bilgiye erişim zorlukları – aynı zamanda iyi sınıflandırılmamış ve doğası gereği tekrar eden şekilde tutulan elektronik dokümanlardaki bilgiye erişimde de yaşanabilmektedir. Doküman yönetim sistemi altında yer almayan bu tür dokümanların yarattığı zorluk kağıt dokümanlara nazaran daha büyük olabilmektedir.
Doküman yönetim sistemleri konusunda, bağımsız araştırma kurumları tarafından yapılan incelemelerde çalışanların zamanlarının yaklaşık %30’unu doküman yönetimine yönelik çalışmalara harcadıklarını belirlemiştir. Doküman yönetimini bünyelerine yerleştirmiş olan kurumların beklenen/elde ettikleri getiriler şu şekilde sıralanmaktadır.
- Doküman hazırlama maliyetinin azalması,
- Veri tekrarlarının önlenmesi,
- Dokümanlara erişimin yaygınlaşması ve kolaylaşması,
- Dokümanların tekrar kullanım olanağı ile yeni doküman yaratma/bilgi türetme maliyetinin düşürülmesi,
- Kurumsal düzeyde veri ve içerik bütünlüğünde artış, entegrasyon,
- İçerik açısından doküman kalitesinde artış.
Bahsedilen getirilerin kolayca ölçümlenebilmesi olanaksızdır. Doküman yönetim projelerindeki başarıyı ölçebilmek amacı ile proje öncesi kıyaslama (benchmarking) çalışmasına yönelik veri toplanabilir. Böylelikle proje sonrasını değerlendirmek kolaylaşacaktır.
Doküman yönetimi, dokümanların ortak kullanımdaki elektronik bir kitaplığa (repository) aktarılmasını, akıllı aramalarla tek noktadan erişilmesini, doküman bazlı güvenlik kontrolleri altında ve tanımlanmış yetkiler çerçevesinde kullanılmasını, revizyon ve versiyon kontrolü altında bulundurulmasını, güvenli bir şekilde arşive katılmasını ve gerektiğinde arşivden alınabilmesini gerektirir.
Dokümanların sisteme alınması adımı, elektronik formatta olan veya elektronik olarak oluşturulmuş dokümanlar için nispeten yalın bir işlemdir.
Herhangi bir ofis uygulaması (kelime işlemci, sunum, hesap tablosu yazılımı vb) kullanılarak hazırlanan bir dokümanın saklanması sırasında, doküman yönetim sistemi kullanıcıdan doküman profil bilgilerini oluşturmasını talep eder. Söz konusu profil bilgileri, dokümanın adı, yazarı, konusu, tipi, grubu, yaratılış/güncelleme tarihi, erişim/yetki bilgileri, arşivleme seçenekleri tipi parametrelerden oluşur. Sisteme kayıt olan her doküman bir indeks numarası alır ve sistem dahilinde takibi bu numara üzerinden yapılır. Bu aşamada dokümanın fiziksel olarak bulunduğu yerin bilgisi de doküman yönetim sistemi tarafından algılanır ve ilgili bilgiler ilişkisel bir veritabanına aktarılır.
Bu tipte olmayan tüm basılı dokümanlar için ise doküman yönetimi sistemlerinin tarayıcılar ile uyumlu bir şekilde çalışması ve gelişmiş görüntü işleme fonksiyonlarına sahip olmaları gerekmektedir.
Özellikle tarama sonrasında görüntünün iyileştirilmesi, karakterlerin, el yazısının ve bazı görüntülerin tanınabilmesi, OCR (optical character recognition) ve ICR (intelligent character recognition) tekniklerinin desteklenmesi sisteme kayıt aşamasında önem kazanmaktadır. Bununla birlikte elektronik formata getirilmiş doküman üzerinde çeşitli bölgeleri işaretleme, post-it yapıştırma, karalama, silme, değişiklik yapma, değişiklikleri orijinal dokümanı bozmadan şeffaf katmanlar dahilinde işleme, çoklu şeffaf katman desteği tarzında çoğaltılabilecek görüntü işleme fonksiyonları, kullanıcıların basılı kağıt üzerinde yapacakları tüm işlemleri doküman yönetim sistemi dahilinde de yapabilmelerini sağlar.
Elektronik doküman yönetimi sistemlerinde, verimli arama yapılabilmesi ve de erişim kolaylığının arttırılması amacıyla dokümanlar sisteme, belirli arama kriterlerine baz oluşturacak özellikler dahilinde tanımlanır ve indekslenir. Sistemde yeralan arama motorları, bu özellikleri baz alır ve kullanıcıların bu özellikler için belirttiği kriterlere göre arama-bulma işlemlerini gerçekleştirir. Söz konusu özellikleri, dokümanın oluşturulma amacı, yaratıcısı, yaratılış zamanı, formatı, güvenlik tanımları, versiyon bilgileri, arama-getirme parametreleri, saklama koşulları, arşivleme zamanlaması ve koşulları olarak çeşitlendirmek mümkündür. Bunların yanısıra tam-metin indeksleme (full text indexing), doküman yönetim sistemlerinde kullanılan, içerik tarama bazlı, gelişkin arama algoritmalarını gerektiren bir diğer arama-getirme metodudur.
Doküman yönetim sistemlerinde yaygın olarak kullanılan arama motorları vardır. Arama sırasında birden fazla sunucu ve/veya kitaplığa ulaşım olanağı bulunmaktadır. Arama sonucu gelen dokümanların olabildiğince az sayıda olması, ilgi derecesine göre sıralanabilmesi gibi konular doküman yönetim sistemlerinde geliştirilmeye çalışılan alanlardan biri olarak göze çarpmaktadır.
Doküman yönetiminin temel bileşenleri arasında;
-
Dokümanların elektronik ortama aktarılması.
Bu işlem için birçok teknik kullanılabilir. Doğrudan klavye kullanılarak, mikrofilmlerle ya da dokümanın taranması gibi tekniklerle elektronik ortama aktarım işlemleri yapılabilir. Hangi tekniğin seçileceği ise üzerinde çalışılan sistemin konfigürasyonuna ve aktarılacak kaynak dokümanların hacmine ve doğasına göre değişir.
-
Tanıma.
Bir elektronik görüntüleme sisteminde, doküman görüntüleri elektronik ortama aktarıldıktan sonra tanıma sürecinden geçirilir. Böylece dokümanın içeriği depolanabilir ve işlenebilir duruma gelir. OCR, genelde makine yazılarına (printed text) uygulanırken, ICR genelde el ile yazılmış karakterler ile ilgilenir.
-
Depolama.
Doküman yönetim sistemlerinde birçok depolama medyası kullanılmaktadır. Bunlar arasında mikrofilmler ve aralarında magnetik disk, optik depolama, kompakt disk ve COLD gibi medyaların bulunduğu elektronik depolama teknolojileri yer almaktadır.
-
-
Bilginin Yayılması.
-
Bir doküman yönetim sisteminin içerdiği bilginin dağıtılması işlemleri, basılmış kağıt kopyalar, depolanmış olan içeriğin geri getirilmesi, kullanıcıların ekranlarında gösterilmesi ve CD olarak dağıtılması gibi şekillerde olabilir. İnternet ise, artan bir şekilde bilginin yayılması için kullanılan araçlardan birisi olmaktadır.
Modüller
Gelen/Giden Evrak Takip İşlemleri Uygulaması, bir işletmenin gelen ve giden evrak evrak takip işlemlerini ve yönetimini yerine getirmek üzere geliştirilmiş bir uygulama yazılımıdır. Bu uygulama ile;
Gelen ve Giden evrakları ekleri ile birlikte imaj olarak (tarayıcıdan geçirilerek) veya detayları sisteme kayıtlı doküman olarak saklayabilirsiniz. İmaj olarak saklanan evraklarda içerik araması (cevaplanma durumuna, konuya, firmaya, evrak no’ya v.b.) yapabilirsiniz. Evrak kayıt işlemlerini sadece kayıt servisinde yapabileceğiniz gibi tüm servislerde yapabilirsiniz. Gelen ve Giden evraklarla ilgili her türlü detaylı bilgiyi (tarihi, konusu, orijinal numarası, geliş şekli, teslim alan, teslim eden, cevaplı evrak olup olmadığı, önem derecesi v.b.) takip edebilirsiniz. Sisteme aktarılan evrakların kişilere/departmanlara ulaştırılması işlemlerini elektronik ortamda yapabilirsiniz.
Genel İçeriği
- Yapacağınız parametrik tanımlara göre, evrak kayıt işlemlerini sadece kayıt servisi tarafından veya tüm servisler tarafından yapılmasını sağlayabilirsiniz.
- Gelen ve Giden evrakları ekleri ile birlikte imaj olarak (tarayıcıdan geçirilerek) veya detayları sisteme girilerek kayıtlı doküman olarak saklayabilirsiniz.
- Gelen evraklar üzerindeki asıl evrak tarihi, kuruma geliş şekli, teslim alan ve teslim eden kullanıcı ve departman bilgilerinin girişini yapabilirsiniz.
- İmaj olarak saklanan evraklarda içerik araması (cevaplanma durumuna, konuya, firmaya, evrak no’ya v.b.) yapabilirsiniz.
- Gelen ve Giden evraklarla ilgili her türlü detaylı bilgiyi (tarihi, konusu, orijinal numarası, geliş şekli, teslim alan, teslim eden, cevaplı evrak olup olmadığı, önem derecesi v.b.) takip edebilirsiniz.
- Sisteme aktarılan evrakların kişilere/departmanlara ulaştırılması işlemlerini elektronik ortamda yapabilirsiniz.
- Dağıtılan evrakların ve varsa nüshalarının hangi departman ve hangi kişilere ulaştırıldığı bilgisini, sistemde tutabilir ve raporlayabilirsiniz.
- Evraklar üzerinde konular içerisinden arama, firmaya göre arama, personele göre arama, teslim alan kullanıcı departman ve servise göre arama, bulunduğu yere göre arama, gelen evrak numarasına ve evrak orjinal numarasına göre arama yapılabildiği gibi, İki tarih arasında, cevaplanma durumuna göre, kapanma durumuna göre de arama da yapabilirsiniz.
- Hazır standart evrak raporlarının yanısıra esnek raporlama aracı sayesinde, istenilen raporların tasarımlarını yapabilir ve çekebilirsiniz.
GELEN EVRAK İŞLEMLERİ
Tüm evraklar önem derecelerine, geliş yada gidiş yerlerine göre, firmasına ve konusuna göre kısacası ekran üzerinde görüntülenen tüm detaylara göre gruplandırma ve sıralama yapılarak görüntülenmesi sağlanabilmektedir.
Gelen evrak işlemlerinde kuruma gelen tüm resmi evrakların evrak servisi tarafından kayıt işlemleri yapıldığı gibi her hangi bir servise direkt olarak gelen resmi evraklarında kaydı yapılabilmektedir. Bu evrakların detayları bilgisayara kayıtlı bir döküman olarak yada tarayıcıdan geçirilen görüntüsü program tarafından saklanabilmektedir.
Saklanan bu evrakların iletilmesi işlemleri elektronik ortamda sağlanabildiği gibi asıl evrağın varsa nüshalarının hangi departman ve hangi kişilere ulaştırıldığı bilgisi sistemde bulunmaktadır.
Gelen evrakların kayda geliş tarihi, saati ve evrağın konusu bilgilerinin yanında evrak üzerinde bulunan orjinal evrak numarası, üzerindeki asıl evrak tarihi, kuruma geliş şekli, teslim alan kullanıcı ve departman bilgileri, evrağın geldiği yer bilgisi, gelen evrağın çeşidine göre cevaplı evrak olup olmadığı ve önem derecesi bilgileri de tutulmaktadır.
Kayıt altına alınan evrakların içerisindeki detaylar eğer ayrı ayrı takip edilmek isteniyor ise aynı evrak numarasını kullanarak madde bazında evrak detaylarını saklayıp, madde detayları bazında ayrıca takip edilip cevaplanabilmektedir.
Gelen evrakların dolaşımı yetkisi dahilinde kurum içereisindeki kullanıcılar tarafından yapılabilir. İletilen bu evrakların detay bilgileri kullanıcı ve departman basında izlenebilmektedir.
Gelen evraklar içerisindeki arama aşağıda bulununan tüm kriterlere göre otomatik olarak yapılmaktadır. Konular içerisinden arama, İmaj ve kayıtlı dökümanlar içerisinden içerik olarak arama, firmaya, personele göre arama, teslim alan kullanıcı departman ve serfise göre arama, bulunduğu yere göre arama, gelen evrak numarasına ve evrak orjinal numarasına göre arama yapılabildiği gibi. İki tarih arasında, cevaplanma durumuna göre, kapanma durumuna göre arama yapılabilmektedir.
Evrak detaylarına yetkisi dahilinde tüm kullanıcılar ulaşabilir, İsterse evrak detayları üzerinde değişiklik yapabilmektedir. İmaj yada ofis dökümanı olarak olarak saklanan evraklar yetki dahilinde kullanıcılar tarafından görüntülenebilmektedir.
Gelen evrak her hangi giden evrağın cevabı olarak alındıysa giriş anında giden evrak numarası ile ilişkilendirme yapılabilmektedir.
GİDEN EVRAK İŞLEMLERİ
Giden evrak işlemlerin kurum içerisinden çıkan tüm resmi evrakların kayıt altına alınmasını sağlayan uygulamadır. Hazırlanan evraklar evrak servisi tarafından resmi evrak numarası verilerek kayıt altına alınmaktadır. Bu evrakların detayları bilgisayara kayıtlı bir döküman olarak yada tarayıcıdan geçirilen görüntüsü program tarafından saklanabilmektedir.
Kayda alınan evraklar tek bir işlem ile istenilen gruplara toplu olarak aynı evrak numarasını kullanarak gönderilebildiği gibi ayrı ayrı takip edilecek maddeler bazında da sistemde takip edilebilmektedir.
Giden evrakların kayda geliş tarihi, saati ve evrağın konusu bilgilerinin yanında evrak üzerinde bulunan asıl evrak tarihi, gidiş şekli, gönderen kullanıcı ve departman bilgileri, evrağın gideceği yer bilgisi, giden evrağın çeşidine göre cevaplı evrak olup olmadığı ve önem derecesi bilgileri de tutulmaktadır.
Eğer giden evrak her hangi bir gelen evrağa cevaben gönderiliyorsa gelen evrak numarası ile ilişkilendirilebilmektedir.
Giden evraklar içerisindeki arama gelen evrak bilgilerinde olduğu gibi aşağıda bulunan tüm kriterlere göre otomatik olarak yapılmaktadır. Konular içerisinden arama, İmaj ve kayıtlı dökümanlar içerisinden içerik olarak arama, firmaya, personele göre arama, teslim alan kullanıcı departman ve serfise göre arama, bulunduğu yere göre arama, gelen evrak numarasına ve evrak orjinal numarasına göre arama yapılabildiği gibi. İki tarih arasında, cevaplanma durumuna göre, kapanma durumuna göre arama yapılabilmektedir.
Tüm evraklar önem derecelerine, geliş yada gidiş yerlerine göre, firmasına ve konusuna göre kısacası ekran üzerinde görüntülenen tüm detaylara göre gruplandırma ve sıralama yapılarak görüntülenmesi sağlanabilmektedir.
Kayıt altına alınan evraklar rapor aracı sayesinde istenilen formatlarda özet ve detay olarak raporlanabilmektedir.
