Doküman ve Evrak Yönetim Sistemi

Home/Dikey Çözümler/Doküman ve Evrak Yönetim Sistemi

Project Description

Modüller

İşletmelere gelen ve giden tüm resmi veya resmi olmayan evrakların kayıt altına alınarak dağıtımının yapıldığı sorgulandığı ve detaylı olarak raporlandığı bir uygulamadır.

Gelen/Giden Evrak Takip İşlemleri Uygulaması, bir işletmenin gelen ve giden evrak evrak takip işlemlerini ve yönetimini yerine getirmek üzere geliştirilmiş bir uygulama yazılımıdır. Bu uygulama ile;

Gelen ve Giden evrakları ekleri ile birlikte imaj olarak (tarayıcıdan geçirilerek) veya detayları sisteme kayıtlı doküman olarak saklayabilirsiniz. İmaj olarak saklanan evraklarda içerik araması (cevaplanma durumuna, konuya, firmaya, evrak no’ya v.b.) yapabilirsiniz. Evrak kayıt işlemlerini sadece kayıt servisinde yapabileceğiniz gibi tüm servislerde yapabilirsiniz. Gelen ve Giden evraklarla ilgili her türlü detaylı bilgiyi (tarihi, konusu, orijinal numarası, geliş şekli, teslim alan, teslim eden, cevaplı evrak olup olmadığı, önem derecesi v.b.) takip edebilirsiniz. Sisteme aktarılan evrakların kişilere/departmanlara ulaştırılması işlemlerini elektronik ortamda yapabilirsiniz.

Genel İçeriği

  • Yapacağınız parametrik tanımlara göre, evrak kayıt işlemlerini sadece kayıt servisi tarafından veya tüm servisler tarafından yapılmasını sağlayabilirsiniz.
  • Gelen ve Giden evrakları ekleri ile birlikte imaj olarak (tarayıcıdan geçirilerek) veya detayları sisteme girilerek kayıtlı doküman olarak saklayabilirsiniz.
  • Gelen evraklar üzerindeki asıl evrak tarihi, kuruma geliş şekli, teslim alan ve teslim eden kullanıcı ve departman bilgilerinin girişini yapabilirsiniz.
  • İmaj olarak saklanan evraklarda içerik araması (cevaplanma durumuna, konuya, firmaya, evrak no’ya v.b.) yapabilirsiniz.
  • Gelen ve Giden evraklarla ilgili her türlü detaylı bilgiyi (tarihi, konusu, orijinal numarası, geliş şekli, teslim alan, teslim eden, cevaplı evrak olup olmadığı, önem derecesi v.b.) takip edebilirsiniz.
  • Sisteme aktarılan evrakların kişilere/departmanlara ulaştırılması işlemlerini elektronik ortamda yapabilirsiniz.
  • Dağıtılan evrakların ve varsa nüshalarının hangi departman ve hangi kişilere ulaştırıldığı bilgisini, sistemde tutabilir ve raporlayabilirsiniz.
  • Evraklar üzerinde konular içerisinden arama, firmaya göre arama, personele göre arama, teslim alan kullanıcı departman ve servise göre arama, bulunduğu yere göre arama, gelen evrak numarasına ve evrak orjinal numarasına göre arama yapılabildiği gibi, İki tarih arasında, cevaplanma durumuna göre, kapanma durumuna göre de arama da yapabilirsiniz.
  • Hazır standart evrak raporlarının yanısıra esnek raporlama aracı sayesinde, istenilen raporların tasarımlarını yapabilir ve çekebilirsiniz.

GELEN EVRAK İŞLEMLERİ

Tüm evraklar önem derecelerine, geliş yada gidiş yerlerine göre, firmasına ve konusuna göre kısacası ekran üzerinde görüntülenen tüm detaylara göre gruplandırma ve sıralama yapılarak görüntülenmesi sağlanabilmektedir.

Gelen evrak işlemlerinde kuruma gelen tüm resmi evrakların evrak servisi tarafından kayıt işlemleri yapıldığı gibi her hangi bir servise direkt olarak gelen resmi evraklarında kaydı yapılabilmektedir. Bu evrakların detayları bilgisayara kayıtlı bir döküman olarak yada tarayıcıdan geçirilen görüntüsü program tarafından saklanabilmektedir.

Saklanan bu evrakların iletilmesi işlemleri elektronik ortamda sağlanabildiği gibi asıl evrağın varsa nüshalarının hangi departman ve hangi kişilere ulaştırıldığı bilgisi sistemde bulunmaktadır.
Gelen evrakların kayda geliş tarihi, saati ve evrağın konusu bilgilerinin yanında evrak üzerinde bulunan orjinal evrak numarası, üzerindeki asıl evrak tarihi, kuruma geliş şekli, teslim alan kullanıcı ve departman bilgileri, evrağın geldiği yer bilgisi, gelen evrağın çeşidine göre cevaplı evrak olup olmadığı ve önem derecesi bilgileri de tutulmaktadır.

Kayıt altına alınan evrakların içerisindeki detaylar eğer ayrı ayrı takip edilmek isteniyor ise aynı evrak numarasını kullanarak madde bazında evrak detaylarını saklayıp, madde detayları bazında ayrıca takip edilip cevaplanabilmektedir.

Gelen evrakların dolaşımı yetkisi dahilinde kurum içereisindeki kullanıcılar tarafından yapılabilir. İletilen bu evrakların detay bilgileri kullanıcı ve departman basında izlenebilmektedir.

Gelen evraklar içerisindeki arama aşağıda bulununan tüm kriterlere göre otomatik olarak yapılmaktadır. Konular içerisinden arama, İmaj ve kayıtlı dökümanlar içerisinden içerik olarak arama, firmaya, personele göre arama, teslim alan kullanıcı departman ve serfise göre arama, bulunduğu yere göre arama, gelen evrak numarasına ve evrak orjinal numarasına göre arama yapılabildiği gibi. İki tarih arasında, cevaplanma durumuna göre, kapanma durumuna göre arama yapılabilmektedir.

Evrak detaylarına yetkisi dahilinde tüm kullanıcılar ulaşabilir, İsterse evrak detayları üzerinde değişiklik yapabilmektedir. İmaj yada ofis dökümanı olarak olarak saklanan evraklar yetki dahilinde kullanıcılar tarafından görüntülenebilmektedir.

Gelen evrak her hangi giden evrağın cevabı olarak alındıysa giriş anında giden evrak numarası ile ilişkilendirme yapılabilmektedir.

GİDEN EVRAK İŞLEMLERİ

Giden evrak işlemlerin kurum içerisinden çıkan tüm resmi evrakların kayıt altına alınmasını sağlayan uygulamadır. Hazırlanan evraklar evrak servisi tarafından resmi evrak numarası verilerek kayıt altına alınmaktadır. Bu evrakların detayları bilgisayara kayıtlı bir döküman olarak yada tarayıcıdan geçirilen görüntüsü program tarafından saklanabilmektedir.

Kayda alınan evraklar tek bir işlem ile istenilen gruplara toplu olarak aynı evrak numarasını kullanarak gönderilebildiği gibi ayrı ayrı takip edilecek maddeler bazında da sistemde takip edilebilmektedir.
Giden evrakların kayda geliş tarihi, saati ve evrağın konusu bilgilerinin yanında evrak üzerinde bulunan asıl evrak tarihi, gidiş şekli, gönderen kullanıcı ve departman bilgileri, evrağın gideceği yer bilgisi, giden evrağın çeşidine göre cevaplı evrak olup olmadığı ve önem derecesi bilgileri de tutulmaktadır.
Eğer giden evrak her hangi bir gelen evrağa cevaben gönderiliyorsa gelen evrak numarası ile ilişkilendirilebilmektedir.

Giden evraklar içerisindeki arama gelen evrak bilgilerinde olduğu gibi aşağıda bulunan tüm kriterlere göre otomatik olarak yapılmaktadır. Konular içerisinden arama, İmaj ve kayıtlı dökümanlar içerisinden içerik olarak arama, firmaya, personele göre arama, teslim alan kullanıcı departman ve serfise göre arama, bulunduğu yere göre arama, gelen evrak numarasına ve evrak orjinal numarasına göre arama yapılabildiği gibi. İki tarih arasında, cevaplanma durumuna göre, kapanma durumuna göre arama yapılabilmektedir.

Tüm evraklar önem derecelerine, geliş yada gidiş yerlerine göre, firmasına ve konusuna göre kısacası ekran üzerinde görüntülenen tüm detaylara göre gruplandırma ve sıralama yapılarak görüntülenmesi sağlanabilmektedir.

Kayıt altına alınan evraklar rapor aracı sayesinde istenilen formatlarda özet ve detay olarak raporlanabilmektedir.